همین حالا چند صفحه جستجوگر در مقابل شما باز است؟

فکر کنم بیش از ۱۰ یا شاید ۲۰ صفحه باشد. برخی از این صفحات برای جستجو باز هستند و برخی برای ارتباط با همکاران و مشتریان شما، احتمالا بعضی از این صفحات تفریحی محسوب می شوند، هرآنچه که هستند همه این صفحات برای کار نیستند.
تقریبا برای ما غیر ممکن است که بنشینیم و تنها بر روی یک کار تمرکز کنیم، اعتراف می کنم که فرصت نوشتن این متن اجازه داده که نتوانم ایمیل هایم را چک کنم و به آنها پاسخ دهم!
عوض کردن کارها از یکی به دیگری نفس گیر است، مخصوصا روزی که دیوانه وار سرمان شلوغ است و فکر می کنیم هنوز مقدار کمی از کارها پیشرفته است.
حتی بعد از سپری شدن روز هم باز درس عبرت برای ما نمی شود، همزمان با شام خوردن تلویزیون تماشا می کنیم، موقع کتاب خواندن به رادیو گوش می دهیم، چرا اینقدر برایمان آرام گرفتن و تمرکز روی یک موضوع سخت است؟
این عادت ما را از هدف اصلی مان دور می کند، اما مدرکی وجود دارد که بیان می کند انجام چند کار به صورت همزمان برای مغزمان مضر است! به نظر جدی می رسد، احتمالا وقت آن رسیده که کار تازه ای را در برنامه زندگی آغاز کنیم…

چرا چند کار را همزمان انجام می دهیم؟

ساده ترین پاسخ اینست که؛ خیلی سخت است که همزمان کارها را با هم انجام ندهیم.
تکنولوژی همه چیز را آسان ساخته و به آن سرعت بخشیده است. تلفن های هوشمندمان مثل چاقوهای نظامی سوئیسی عمل می کنند( مثل ابزارهایی چندکاره) از رزرو هتل در ایام تعطیل گرفته تا تمرین گیتار، هر کاری را می شود با این ابزارها انجام داد. با این اپلیکیشن ها نیازی نیست که لحظه به لحظه ی زندگی را ارزش گذاری کرده حسرت زمان را بکشیم و خیلی تلاش کنیم. چرا پای پیاده به سوپر مارکت برویم؟ چرا وقتی لیست خریدمان را به صورت آنلاین می دهیم به موسیقی های جنجالی گوش ندهیم؟ با دوستانمان ناهار بخوریم؟ فیس بوک خود را چک می کنیم تا ببینیم کدام یک از آنها آماده همراهی هستند!
یک نظریه علمی پشت این حقیقت وجود دارد…
چه نظریه ی علمی پشت این مشغله ذهنی وجود دارد که با انجام چند کار به طور همزمان لحظه ای از زندگی به هدر نخواهد رفت؟
آیا کسی از انجام همزمان چند کار ضرر کرده است؟
شاید فکر کنید که مدام در معرض انجام دادن چند کار به طور همزمان بتواند برخی افراد را در تغییر موقعیت از کاری به کار دیگر زبده کند. شاید فکر کنید که برخی به افرادی خبره در عبور و گردش اطلاعات تبدیل شوند و حتی به افرادی بسیار کارآمد تبدیل شوند.

از نظر منطقی این تفکر درست است؟

در واقع منطقی یا غیر منطقی، چنین اتفاقی نمی افتد. تحقیقات نشان می دهد که افرادی که چند کار به طور همزمان انجام می دهند در واقع زمان تغییر کارها به شدت آسیب دیده و اطلاعات غیر مربتط به یادشان می آید.
مثال هایی استثنایی از افراد ماهر در انجام این دست کارها وجود دارد که به نظر می رسد قادرند کارها را نظم بخشند، اما به عنوان یک قاعده به نظر می رسد که انجام چند کار به طور همزمان اجتناب از کاری است که در پیش روی شما است.
موارد مهمی که حواسمان را پرت می کند چیست؟
چند مورد وجود دارد که سر کار حواس شما را پرت می کند؟
ظاهرا برای من جریان غیر قابل کنترل ایمیل ها می باشد که مطمئنم بسیاری از شماها نیز با مشکلاتی مشابه این روبه رو هستید. دوستان و همکاران شبیه همین مسئله را عنوان می کنند. انگار که موظفیم به آنها پاسخ دهیم، اما پرداختن به کاری دیگر آن را غیر ممکن ساخته است.
این عمل تبدیل به بخش عمده جریان کاریمان می شود که اکنون به ایمیل ها پرداخته و خود را از این دل مشغولی نجات دهیم. چه به یاد جعبه دریافت ایمیل بیافتید یا نه، در اینجا برخی مشکلاتی را که با دریافت ایمیل ها دارم عنوان می کنم:
۱ – مردم انتظار پاسخی آنی دارند
برای نوشتن و فرستادن هر ایمیل زمانی را صرف آن کنید. مردم می فهمند که قرار نیست شما مستقیما به آنها پاسخ دهید، شما می توانید ایمیل را کنار گذاشته و وقتی آماده بودید به آن بپردازید.
در دنیای دیجیتالی امروز، ما همیشه در دسترس هستیم. خارج از اداره چطور؟ بازهم در دسترس هستید، می توانید از تبلت یا موبایل خود پیامی را ارسال کنید. هیچ بهانه ای برای دیرکرد در پاسخ دهی شما وجود ندارد.
انتظار جامعه همچنین به ما دیکته می کند که پاسخ دهیم، ما نمی خواهیم فرستنده را نا امید کنیم. من از RelateIQ برای باز کردن جیمیل خود استفاده می کنم. این برنامه به من کمک می کند ببینم چه وقت شخصی ایمیل من را باز کرده است، علی رغم احساسم می دانم خیلی سخت است که کسی ایمیل من را ببیند و به آن پاسخ ندهد.
۲ – هرکسی می تواند به شما ایمیل بزند
بیشتر مایلیم نسبت به ایمیل ها سخت گیر باشیم و به ندرت پیش می آید که به کسی که نمی شناسیم ایمیل بزنیم.
کلا دریافت هایمان از ایمیل ها متفاوت است. ما آماده ایم از هر نوع حقه ای در به دست آوردن آدرس ایمیل شخصی استفاده کنیم. من از ابزار بسیار خوبی به نام Spokepoint استفاده می کنم. وقتی ما ثابت می کنیم که این کار درست است فصل تازه ای در این باب به روی خود باز می کنیم. اهمیت ندادن به ارسال هزاران ایمیل به افرادی که هرگز آنها را ندیده ایم کار بیهوده ای است.
این ایمیل های “غیر دوستانه” جعبه دریافت های ایمیل مان را پر کرده و ما وقت گرانبهایی را صرف چک کردن، بایگانی و حذف آنها می کنیم. سرخوردگی اصلی من در واقع عدم تلاشی است که افراد هنگام رو در رویی با این ایمیل ها برجای می گذارند. البته میل کمتری به نوشتن ایمیل هایی که به نظر حتی تقریبا شخصی هستند می رود، هزاران نفر این دسته ایمیل ها را پاک می کنند!
۳ – لازم است برای هر ایمیلی تصمیمی آنی گرفته شود
تصمیم گرفتن آنی که ایمیلی را زیرو کنیم به مغز آسیب می رساند. در ادامه تغییر تمرکز به مغز فشار آورده تا به سرعت انرژی مصرف کند و نهایتا چیزی جز خستگی و آشفتگی برایمان ندارد.
حتی محبوب ترین اپلیکیشن های مدیریت جعبه دریافت مثل Mailbox (برای متوقف کردن ایمیل هایی که وقت را هدر می دهند طراحی شده اند)، از شما می خواهند که دست به انتخاب زنید، آیا این ایمیلی است که باید به آن پاسخ دهید یا می توانید آن را به فردا موکول کنید.
چگونه می توان بازدهی بیشتری داشت و زمان را از دست نداد؟
اگر به دنبال راه حلی طلایی هستید که به شما کمک کند به بهترین مدل انجام کارهایی برسید که از آن نا امید شده اید باید بگوییم هیچ جواب جامع و کاملی وجود ندارد، اما تاکتیک هایی هستند که می توانید از آنها بهره برده تا انجام همزمانی کارها را متوقف کرده و بازدهی بیشتری داشته باشد:
۱ – برنامه ریزی شبانه
این راه حل خیلی علمی نیست اما واقعا کاربردی است. تنها با صرف ۱۰ دقیقه هر شب یادداشت های فوری از چیزهایی که می خواهید فردا آن را انجام دهید تهیه کرده تا به شما کمک کند روی کارتان تمرکز بیشتری داشته باشید. همانطور که در این اینفوگرافی می بینید ۸۱% از افراد ثروتمند لیست کاری دارند.
این موارد کارهایی هستند که لازم است در طول روز آنها را به انجام رسانید، حتما قبل از اینکه به پیام ها پاسخ دهید آنها را انجام دهید.
۲ – تکنیک پومودورو یا مدیریت زمان
من از این تکنیک استفاده کرده و از آن لذت بردم. زمان آن رسیده که از تکنیک مدیریت زمان ابداع‌ شده توسط «فرانسیسکو سیریلو» در اواخر دهه ۱۹۸۰ استفاده کنیم.
روز کاریتان را به بخش های ۲۵ دقیقه ای تقسیم کرده، روی کارتان تمرکز کنید و به دنبال آن ۵ دقیقه استراحت کنید. این متد بر اساس ایده ای است که عنوان می کند استراحت فوری می تواند چالاکی ذهن را بهبود بخشد. پس از چهار زمان ۲۵ دقیقه ای یک استراحت طولانی تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه ای در نظر بگیرید.
۳ – برای ایمیل هایتان برنامه درست کنید
من چنین کاری را امتحان نکردم اما برخی از کارشناسان بهره وری پیشنهاد می کنند که هر روز زمانی را برای پرداختن به ایمیل ها و دیگر هماهنگی ها در نظر بگیرید.
هر روز که به ایمیل ها و کارهایی از این دست می پردازید روی تقویم علامت بگذارید، این کار تنها زمانی است که باید ایمیل خود را باز کنید.
حتی ممکن است بخواهید زنگ اعلان موبایلتان را برای زمان چک کردن ایمیل ها تنظیم کنید تا حتما به این کار برسید، اگر چه این کار می تواند این معنی را بدهد که شما پیام های فوری را نادیده بگیرید.