بزرگترین اشکال برای شخصی که در یک جلسه اداری شرکت میکند این است که نتواند به موقع وارد گفت وگو شود و حرف خود را بزند. شاید حرفهای ارزشمندی برای گفتن داشته باشید اما اختیار و کنترل جلسه به دست تعدادی از اعضای گروه افتاده که اعتماد به نفس بالاتری و تسلط بیشتری بر جلسه دارند. اگر شما رئیس جلسه نیستید در دست گرفتن کنترل جلسه برایتان کار دشواری خواهد بود.
در هر جلسه ای با اعتماد به نفس و اطمینان خاطر کامل در حالیکه نقطه نظرهایتان را بطور واضح و آشکار در ذهن دارید حضور بیابید و مانند یک سخنرانی یا مصاحبه شغلی شما نیز شنونده خوبی باشید.

۱- دیدگاه مثبتی داشته باشید

اگر نظری دارید آن را به شیوه مثبتی بیان کنید. کسانی که مدام از همه چیز گله و شکایت دارند به ندرت می توانند توجه دیگران را به خود جلب نمایند. اگر با نظرات دیگران مخالفتی دارید سعی کنید تا مخالفت خود را به شیوه ای مثبت اعلام کنید، در اینصورت چنین به نظر نخواهد آمد که در بحث و مشاجره برای به کرسی نشاندن عقاید خود هستید.

۲- از موضوع بحث منحرف نشوید

همیشه در جلسات اداری از گفتگو کردن درباره چیزهای بی اهمیت که موجب اتلاف وقت خودتان و دیگران می شود و می تواند موجب ضایع شدن یک جلسه اداری گردد خودداری کنید.
حرفهای خود را به اختصار بیان کرده و از پرحرفی خودداری کنید. آنچه که باید بگویید و اینکه چگونه آن را بگویید را از پیش طرح ریزی کنید.در هنگام صحبت در جلسات اداری از کلام جسم حاکی از اطمینان خاطر، ارتباط چشمی و ژست های مثبت استفاده کنید و با اعتماد به نفس حرفتان را بزنید.
هرگز صحبت خود را با یک معذرت خواهی آغاز نکنید در اینصورت بنظر خواهد آمد که انگار می خواهید خبر بسیار مهمی را اعلام کنید.

۳- از کلام جسم استفاده کنید

دیگران را در حال بیان نقطه نظرهایشان تماشا کنید. بیشتر اشخاص پیش از شروع صحبت با حالت چهره . بدن خود اعلام میکنند که می خواهند چیزی بگویند. هیچکس در حالیکه بی حرکت سرجای خود می نشیند و به دستهایشان نگاه می کند نخواهد نتوانست در بحث مشارکت کند. در وضعیتی متمایل به جلو روی صندلی بشینید و دست هایتان را روی میز قرار بدهید تا بدین وسیله مشارکت خود را در بحث اعلام کنید و به اشخاص شرکت کننده در جلسه فرصت دهید تا مکث کنند و حرفهایتان را گوش بدهند.
برداشتن عینک روش خوبی برای جلب کردن توجه دیگران است. همچنین می توانید دست یا انگشت خود را بالا ببرید و دیگران را آگاه کنید که حرفی برای گفتن دارید. ببینید دیگران برای شرکت در بحث از چه تکنیک هایی استفاده می کنند. شاید بالا بردن صدا و فریاد کشیدن برای شرکت در بحث بطور کوتاه مدت بکارتان بیاید اما اغلب منجر به بروز ناراحتی و رنجش دیگران خواهد شد و هیچکس جلسه ای که در آن هر کسی بر سر دیگری فریاد می کشد را دوست ندارد.

۴- تصویرسازی

همانند سخنرانی ها و مصاحبه های شغلی، پیش از شرکت در یک جلسه اداری با استفاده از تکنیک های تصویر سازی، اعتماد به نفس خود را افزایش دهید. در ذهنتان خود را در حال صحبت در برابر جمع و بیان نقطه نظرهایتان را به دیگران منتقل نمایید فکر کنید. درست مانند مراحل آماده سازی خود برای ایراد یک سخنرانی مخالفت ها و اعتراضات احتمالی دیگران را از پیش در ذهن خود مرور کنید و به این مسئله فکر کنید که چگونه می توانید به شیوه ای موثر با آنها روبرو شوید.