“بدون توجه به تغییرات فناورانه، بازار همواره برای پیام های حرفه ای مخاطب خواهد داشت.”
در روش های ارتباطی سریع جهان امروز که از راه متن و رایانامه ها انجام میگیرد، بیشتر ترجیح میدهیم به جای تماس تلفنی از یک پیام نوشتاری استفاده کنیم که چون گلوله فرستاده میشود. این روش اگر به جا و مناسب به کار گرفته شود، هم سریع و کارآمد است و هم برای پیگیری های بعدی ردی از خود باقی می گذارد. ارتباطات نوشتاری بیش از هر زمان دیگری اهمیت یافته است، با این حال بسیار کم اند کسانی که میدانند ارتباط نوشتاری کی درست و به جا و کی نادرست استف و کمتر از آن کسانی هستند که بتوانند یک متن خوب بنویسند. البته مانند همه مهارتهای دیگر ارتباطی، مهارتهای خوب نوشتن باید آموخته شوند.

ارتباط نوشتاری را چه زمانی باید به کار برد؟
مطمئنا فرستادن یک رایانامه آسان است. فرستادن متن ها ساده تر شده است. شما میتوانید اطلاعات خود را از هر جایی در فضای مجازی بفرستید.
با این حال چندین عامل است که به شما کمک می کند بفهمید چه زمانی ارتباط نوشتاری موثرترین روش است:

۱-پیچیدگی موضوع
از آنجا که به اشتراک گذاشتن اطلاعات نوشتاری و سازماندهی آن به آسانی انجام میشود، و هر خواننده مستقلی به خوبی آن را درک میکند، این روش گزینه بسیار خوبی برای برقراری ارتباط است. به این معنی که خواننده میتواند ارتباط را بخواند و پیام را به روشنی و بدون اطلاعات اضافی از سوی شما و یا منابع دیگر دریافت کند. ارتباط نوشتاری برای کارهایی چون آگهی نوشت ها، پرسش ها و پاسخ های کوتاه، و تفسیرهای کوتاه روش مناسبی است که در ان میتوان به سادگی پیام منتقل شده را تکمیل کرد.

۲-حجم گفت وگوی مورد نیاز
اگر موضوع گفت وگو پیچیده است و یا چنان اهمیتی دارد که باید با فرستادن رایانامه های بسیاری آن را پی گرفت، هر چه این ارتباط نوشتاری بیشتر طول بکشد، احتمال اینکه کسی در این بین به برداشت نادرستی برسد بیشتر است.
علاوه بر این نمی توانید مطمئن شوید که گیرنده رایانامه واقعا فرصتی برای مشارکت در گفت وگو یافته باشد، مگر آن که بتوانید رسید دریافت رایانامه های دیگران را به گونه ای بررسی کنید یا اینکه به روشی بتوانید پاسخی از سوی مخاطبان خود دریافت کنید.
پس روش ارتباطی نوشتاری برای کارهایی چون تصمیم گیری ، گفت وگو یا توضیحاتی طولانی و یا موضوعات جنجالی معمولا روش خوبی نیست.

۳-مفاهیم سایه
میدانیم که ارتباط غیرکلامی مهم ترین بخش پیام های ارسالی در فرآیند ارتباط است. وقتی میخواهید از راه نوشتن ارتباط برقرار کنید با بخش کوچکی از راه ارتباطی سروکار دارید که تنها با واژه ها میتواند پیام شما را به خواننده منتقل کند. بنابراین هر چه یک پیام بار احساسی بیشتری داشته باشد و یا مهم تر باشد، احتمال اینکه روش نوشتاری موفقیت آمیز باشد، کمتر است.

۴-ارتباط رسمی
اگر چه استثناهایی هست اما روش نوشتاری برای زمانی که سطح ارتباط و طرف رسمیت بالایی دارد، هنوز گزینه ای معمول و همگانی است. هر چه از شکل رسمی ارتباط دورتر میشوید، احتمالا از مستندسازی های نوشتاری دورتر شده و به فرستادن رایانامه گرایش بیشتری خواهید داشت.

نوشتن موثر
اگر چه برخی از اطلاعاتی که در پی می آید، با رایانامه و یا با ارتباط نوشتاری سروکار دارد، اما بطور کل به رایانامه خواهیم پرداخت زیرا بیشتر کارمان با این روش درگیر خواهد بود. ولی به هر روی، میتوانید همچون گذشته دیدگاه های خود را از راه نوشتن منتقل کنید.

۱-خطوط محوری
در نوشتن یک نامه یا رایانامه، خط موضوع نقشی همچون تیتر روزنامه دارد. خط موضوه توجه شما را به ارتباط میخواند و نشان میدهد که نوشته متن درباره چیست. همچنین گیرنده پیام میتواند دریافتی های خود را اولویت بندی کند و تصمیم بگیرد که نخست کدام را باز کند و بخواند.

۲-نخست به موضوع اصلی اشاره شود.
هنگامیکه از راه نوشتاری ارتباط برقرار میکنید، باید بدانید چه چیزی، چرا و به چه کسی میخواهید بنویسید. زمانی که دانستید موضوع اصلی رایانامه تان چیست باید آن را در ابتدای متن نوشتاری خود قرار دهید. با این کار توجه خواننده را به هدف اصلی خود جلب میکنید.

۳-مخاطب خود را بشناسید.
هنگامیکه یک ارتباط نوشتاری برقرار میکنید، باید بدانید برای چه کسی می نویسید. باید بدانید دیگران از ارتباط با شما چه پیامی دریافت خواهند کرد. جنبه سودمندی شناخت مخاطب این است که از چیزی آگاه خواهید شد که آنان خود نمیدانند. پیش از به کارگیری اصطلاحات فنی یا مرجع باید مطمئن باشید که همه مخاطبان تان آن زبان ویژه و یا اصطلاحات ترکیبی را به خوبی می فهمند و همچنین هر کس که همان اطلاعات را به نفر بعدی منتقل میکند، بتواند آن را درک کند. اگر در این مورد تردید دارید، اطلاعاتی روشنگرانه به آن بیفزایید یا اینکه آن را به شیوه ای درست بنویسید.