فرآیند ارتباط بخش ها و مراحل چندگانه ای را در بر دارد. فرآیند ارتباط آمیزه ای از چند گام است که هر یک از این گامها میتواند موانعی را بر سر راه موفقیت ارتباطی پیش نهد.

► منبع
► پیام
► رمزگذاری
► مجرا
► رمزگشایی
► گیرنده
► بازخورد
► زمینه

در هر یک از این گامها، ممکن است موانع و دشواری هایی پدیدار شود. به یاد داشته باشید همان گونه که به راههای محدود کردن موانع توجه میکنید تا به یک ارتباط کارآمد برسید، ممکن است در طول فرآیند ارتباطی خود مجبور باشید بیش از چند بار این محدوده سازی را انجام دهید. گامهای فرآیند ارتباط را در زیر میبینید:
۱-منبع
منبع ارتباط همان فرستنده است. البته برای اهداف ما، منبع شما هستید. برای این که یک فرستنده خوب باشید، باید پیامی را که میخواهید بفرستید، کاملا روشن باشد. آیا به درستی میدانید با چه چیزی میخواهید ارتباط برقرار کنید؟ همچنین باید مطمئن شوید که چرا میخواهید ارتباط برقرار کنید. چشمداشت تان از پیامدها چیست؟ اگر نتوانید به این پرسش ها پاسخ گویید، ارتباطی را آغاز خواهید کرد که احتمال شکست آن بسیار است.

۲-پیام
پیام اطلاعاتی است میخواهید منتقل کنید. اگر پیامی نباشد، هیچ بهانه ای برای برقراری ارتباط وجود ندارد. اگر نتوانید اطلاعاتی را که باید به اشتراک بگذارید و جمع بندی کنید، آماده ی ورود به فرآیند ارتباط نیستند.

۳-رمزگذاری
رمزگذاری فرآیندی است که در آن پیام های خود را پیکربندی کرده و سپس با بخشی دیگر به اشتراک میگذارید. برای نمونه، زمانیکه پیام خود را با دورنگار منتقل میکنید. پیش از آنکه پیام های روی کاغذ به بخش های دیگر فرستاده شوند باید رمزنگاری یا آماده شوند. باید به شکلی فرستاده شوند که بخش دیگر توانایی رمزگشایی آنها را داشته باشد، وگرنه منتقل نخواهند شد.
برای اینکه یک پیام به گونه ای درخور و شایسته رمزگذاری شود، باید درباره چیزی بیندیشید که گیرنده برای رمزگشایی یا درک پیام به آن نیاز دارد. در این فرآیند باید مخاطب خود را بشناسید و مطمئن باشید که همه اطلاعاتی را که نیاز دارد، دریافت میکند.

۴-مجرا
مجرا راه یا راههایی است که برای انتقال پیام خود به کار میگیرید. نوع پیام کمک میکند تا تعیین کنید از چه مجرایی باید بهره گیرید. مجراها عبارتنداز: گفت وگوی چهره به چهره، گفت وگوهای تلفنی یا ویدئو کنفرانس و ارتباطات نوشتاری مانند یادداشت ها و رایانامه ها.
هر مجرایی مزایا و معایب خود را دارد. برای نمونه، دادن اطلاعات یا دستورهای فناورانه و پیچیده اگر تنها از راه تلفن منتقل شود، مشکل خواهید داشت. یا اگر بخواهید کسی را از راه رایانامه سرزنش کنید، شاید پیامدهای ناخوشایندی را دریافت کنید.

۵-رمزگشایی
رمزگشایی زمانی رخ میدهد که پیامی را دریافت کنید. مهارتهایی که نیازمند رمزگشایی موفقیت آمیز یک پیام است، عبارتنداز: توانایی خواندن و درک کردن، با دقت شنیدن، یا اینکه در صورت نیاز بخواهید پرسش هایی را روشن کنید.
اگر شخصی که میکوشید با او ارتباط برقرار کنید، مهارتهای رمزگشایی پیامتان را نداشته باشد، باید همان پیام را از راه دیگری بفرستید یا اینکه او را با دادن اطلاعات روشن تر در درک پیام کمک کنید.

۶-گیرنده
زمانیکه درباره پیام خود می اندیشید، بی گمان به این نیز می اندیشید که از شنونده خود چه میخواهید. اما مهم است که بدانید هر گیرنده ای، براساس دیدگاه ها، باورها، و انتظارات خاص خود آن را میشنود. تجربه های اشخاص بر چگونگی دریافت پیام موثر خواهد بود.
از آنجا که همواره نمیتوانید دغدغه های فردی مخاطبان را در یک پیام پوشش دهید، بنابراین بخشی از برنامه ریزی فرآیند ارتباطی تان، باید پیش اندیشی درباره چیزی باشدکه شاید دیدگاها یا تجربه های آنان باشد.

۷-بازخورد
اهمیتی ندارد که از چه مجرایی برای انتقال پیام بهره گرفته اید، شما میتوانید از بازخورد پیام کمک بگیرید تا از چند و چون موفقیت خود در برقراری ارتباط آگاه شوید. اگر با مخاطب خود ارتباط چهره به چهره دارید، میتوانید زبان بدن او را بررسی کنید، و برای اطمینان از دریافت پیام از او سوال کنید. اگر از راه نوشتن ارتباط برقرار میکنید میتوانید، میزان موفقیت خود را با پاسخی که دریافت میکنید، ارزیابی کنید.
بازخورد در هر موردی کمک خاصی به پیشرفت مهارتهای ارتباطی تان میکند. شما میتوانید این را بیاموزید که برای کارآمدتر بودن ارتباط بعدی با همان شخص و با همان پیام چه عاملی خوب و چه عاملی بد عمل میکند.

۸- زمینه
زمینه موقعیتی است که در آن ارتباط برقرار میکنید. یعنی محیطی را در بر میگیرد که شما، مخاطب، فرهنگ سازمانی و عناصری چون روابط بین شما و مخاطب در آن هستید. فرآیند ارتباطی شما زمانی که با رییس خود ارتباط برقرار میکنید نسبت به زمانی که با دوست خود مرتبط میشوید متفاوت است. زمینه کمک میکند تا آهنگ و شیوه ارتباطی خود را تعیین کنید.